Quelles sont les règles à savoir pour établir une fiche de paie ?

Lors du paiement de la rémunération, l’employeur est légalement tenu de remettre aux employés une fiche de paie répondant aux exigences légales en vigueur.

L’établissement de ce document doit répondre à un certain nombre de règles en incluant notamment les mentions obligatoires.

 

Les exigences dans le contenu de la fiche de paie des employés

Des informations correctes sur l’entreprise au calcul du salaire horaire et des droits, voici ce que votre organisation doit inclure sur la fiche de paie de chaque employé.

L’établissement d’un bulletin de paie n’est pas une tâche simple. Cela requiert une attention particulière aux exigences en vigueur et leurs évolutions. A défaut de pouvoir payer un expert-comptable vous pouvez vous aider par un logiciel spécialisé ou utiliser le générateur en ligne karotpay. Néanmoins, si vous décidez de le réaliser par vous-même, voici les règles à connaître.

Le code du travail à des normes strictes concernant les informations devant être incluses sur une fiche de paie. Parmi ces dernières nous avons :

 

  • En premier lieu, Nom, adresse de l’employeur et, éventuellement l’établissement dont dépend le salarié ;

 

  • Nom du salarié, son poste et sa position dans la classification de la convention propre à l’entreprise ou du secteur d’activité ;

 

  • Période et nombre d’heures auxquels se rapporte le salaire : Si le salarié est sous convention de forfait, mentionner la nature et le volume du forfait.

 

  • Base de calcul du salaire si ce dernier n’est pas relatif à la durée du travail.

 

  • Les primes et les avantages en nature soumis aux cotisations salariales et patronales

 

  • Montant de la rémunération brute du salarié,

 

  • Les prélèvements sociaux et fiscaux

 

  • Montant du salaire net à payer et la date de paiement

 

  • Montant de prise en charge des frais de transport

 

  • Dates et montants des éventuels congés payés

 

  • Référence de l’organisme chargé de collecter les cotisations de sécurité sociale,

 

  • Numéro d’immatriculation sous lequel l’entreprise au niveau de cet organisme,

 

  • Le code APE pour les entreprises inscrites au registre de l’INSEE.

 

Les autres règles à prendre en compte

 

L’exercice du droit de grève ou les fonctions de représentant du personnel ne doivent pas figurer sur ce document. La rémunération liée à ces activités doit figurer sur une fiche annexée à la fiche de paie établie et fournie par l’employeur.

La dématérialisation de la fiche de paie et la remise au format électronique est devenue le principe. Cependant l’employeur doit indiquer au salarié les conditions dans lesquelles la fiche de paie est disponible. L’employeur a l’obligation d’en conserver (sous forme papier ou électronique) pendant une durée de 5 ans.

En cas de désaccord entre les deux parties

En cas de désaccord, l’employé peut signaler son refus de recevoir sa fiche de paie en électronique.

En cas de perte, le salarié peut demander un double de sa fiche de paie à l’employeur. Il faut noter qu’aucune disposition légale n’oblige l’employeur à le transmettre.

Si l’employeur ne remet pas régulièrement la fiche de paie, il peut être condamné à une amende ou à verser des dommages et intérêts au salarié.

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